【例文付き】オープンキャンパスをキャンセルしたい時の注意点とやってはいけないこと

オープンキャンパス 更新日 2022.07.22
【例文付き】オープンキャンパスをキャンセルしたい時の注意点とやってはいけないこと

目次

オープンキャンパスへの参加を事前に申し込んで、当日を楽しみに待っていても、「急な予定が入って行けなくなってしまった!」なんてことがありませんか?

予約のないオープンキャンパスであれば問題ありませんが、予約制だと欠席することを学校に連絡しなければなりません。

そこで、本記事では、オープンキャンパスのキャンセル方法と例文をご紹介します!
合わせてキャンセル時の注意点や、やってはいけないことも解説しますので、しっかり抑えて、オープンキャンパスに備えましょう!


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オープンキャンパスのキャンセル方法について

まずは、オープンキャンパスのキャンセル方法について確認しましょう。
誤った方法でキャンセルを行うと、イベントの担当者まで連絡が回らないことも考えられます。

キャンセル方法は、学校によって違う!

結論から言うと、学校によってキャンセル方法は違います。
オープンキャンパスの開催元である学校のホームページを調べてみましょう。
事前予約のキャンセル方法として、「電話」か「メール」の記載があります。

あるいは、学校によって以下のようなキャンセル方法もあります。

  • オープンキャンパス用のお問い合わせフォームによる入力
  • オープンキャンパス用のサイトのマイページによる入力
  • 予約時に受け取ったメールに添付されたキャンセル用のURLによる入力

このようなケースであれば、記載の指示に従ってキャンセル処理を行うようにしましょう。

キャンセル方法は、電話かメールで!

オープンキャンパスのキャンセルは、学校が指定する方法で行うことが基本です。
キャンセル用として設置している窓口なので、連絡をスムーズかつ確実に伝達することができます。

しかし、もしキャンセル方法について何も記載がない場合は、電話かメールで連絡しましょう。
当日であればすぐに連絡がつく電話で、前日までであればメールで行うのがベストです。キャンセルしなければならないことが判明した時点で、状況に応じて早急に連絡するようにしてくださいね。

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【例文あり!】オープンキャンパスのキャンセルの伝え方

電話とメールでオープンキャンパスをキャンセルする際の具体的な事例についてご紹介します。

ポイントは、丁寧な言葉遣いで伝えることです。やむを得ずキャンセルしてしまうことへの謝罪をしっかりと伝えましょう。

電話の場合

まずは、電話でのキャンセルについてです。
電話は相手と直接話せるので、気持ちが伝わりやすく、連絡のすれ違いが起こることもありません。しかし、話す内容を事前に決めておかないと、緊張で上手く伝わらなかったということになりかねないので要注意です。
伝える内容としては、キャンセルするオープンキャンパスの日付と学校名、氏名、キャンセルする理由を伝えましょう。


▼電話例

お忙しいところ恐れ入ります。
先日〇月〇日のオープンキャンパスに予約させて頂きました、〇〇高校〇〇科の〇〇(氏名)と申します。
都合がつかなくなったため、参加をキャンセルさせて頂きます。
突然の欠席で、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
別日程で参加できるようでしたら、ぜひ参加させて頂きたいと思っております。それでは、失礼致します。

メールの場合

続いて、メールでのキャンセルについてです。
こちらも電話と同様に、キャンセルするオープンキャンパスの日付と学校名、氏名、キャンセルする理由を記載しましょう。


▼メール例

件名
【オープンキャンパスキャンセルのご連絡】〇〇高校〇〇科〇〇(氏名)

本文
いつもお世話になっております。
〇月〇日のオープンキャンパスに予約させて頂いております、〇〇高校〇〇科の〇〇(氏名)と申します。
オープンキャンパスのキャンセルのお願いでご連絡差し上げました。
先日申し込みさせていただきましたが、都合がつかなくなってしまい、参加できなくなってしまいました。
別日程で参加できる機会がありましたら、ぜひ参加させて頂きたく存じます。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

連絡先
――――― ――――― ―――――
〇〇(氏名)
〇〇高校〇〇科〇年生
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@xxx.ac.jp
――――― ――――― ―――――


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キャンセル時の注意点とやってはいけないこと

最後に、オープンキャンパスをキャンセルする際の注意点と、やってはいけないことをご説明します。

オープンキャンパスは気軽に参加できるイベントですが、主催している人がいて成り立つものです。そのことを忘れず、以下の点に気を付けてください

無断欠席はやめよう

自分で判断して、勝手に欠席するのは絶対にやめましょう。
たとえば、料理体験やメイクアップ体験、科学実験など、参加人数分の準備を要する体験型授業が開催されることもあります。とくに完全予約制のイベントは、参加者に合わせてプログラムや必要な材料を用意しているので、無駄になってしまいます。
学校や他の参加者にも迷惑がかかってしまうので、欠席連絡は必ず行いましょう。

当日のキャンセルは、なるべくしないようにしよう

体調不良などによるキャンセルは、誰にも予測できないことであり、仕方がないことです。しかし、「面倒になったから」といった自分勝手な理由での当日のキャンセルはやめましょう。
オープンキャンパスを行うまでには、主催する学校の先生や先輩方などたくさんの人が関わっています。自分たちのために、前々から準備をしてくれている人たちがいることを念頭に置いて、予約をしたら必ず参加するようにしましょう。

学校の印象が悪くなる

直前での予約のキャンセルは、自分の通う学校の印象が悪くなります。
マナーがなっていない生徒が通っている学校だと判断されてしまうのです。
オープンキャンパスの開催校へ自分が入学しなくても、校の同級生やこれから進学を志す後輩に迷惑がかかってしまいます。
自分の言動によって、他の人に影響を与えてしまうのは避けたいですよね。学校の外では、学校の代表として見られているという自覚を持って、行動するようにしましょう。

【まとめ】オープンキャンパスをキャンセルする前に

オープンキャンパスの予約を取ったら、基本的には、キャンセルをしないようにしましょう。定員数が決まっているイベントはもちろんですが、たくさんの人で成り立つイベントを急に欠席すると、主催者や他の参加者に迷惑がかかってしまいます。

オープンキャンパスは、学内見学や高校生でも楽しめる模擬授業などが満載で、その学校ならではの魅力を体感できるイベントです。実際に学校へ足を運んでみると、交通アクセスや先輩の雰囲気など、公式サイトには載っていないリアルな情報を手に入れることができます。
また、先生や先輩に個別相談できるブースもあり、受験や学校生活について直接質問できるのもメリットです。

志望校をさまざまな角度で見ることができるオープンキャンパスを最大限に活かし、ぜひ1つでも多くのイベントに参加することをおすすめします。
そして、学校同士を徹底的に比較して、進路を決定する材料にしましょう!

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